La Política de Tratamiento de la Información es un documento dispuesto por la Ley 1581 y el Decreto 1377 de 2013 en el cual se comunica los lineamientos bajo los cuales será tratada y protegida su información, asegurando el respeto de los principios y normas contenidas en la legislación vigente aplicable. En consecuencia, según lo dispuesto en el artículo 13 del decreto referido esta política será aplicable para cualquier persona natural que entregue su información a ACONFRIOS S.A.S. en el ejercicio de sus actividades económicas.
Nombre o razón social: ACONFRIOS S.A.S.
Nit:
Domicilio: Calle 63 No. 17a-78 Barrio la Ceiba | Bucaramanga, Colombia
Sitio Web: www.aconfrios.com
DEFINICIONES Para la correcta interpretación de los lineamientos contenidos en la presente política, a continuación, se definen los principales conceptos relacionados con el tratamiento de datos personales:
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO PRIVADO: Es la información personal relacionada con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.
DATO PÚBLICO: Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
BASE DE DATOS: BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: La persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o juntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.
Como lo establece la Ley 1581 y las normas que lo complementan y como compromiso con el trato responsable de la información, las actuaciones y decisiones adoptadas ACONFRIOS S.A.S. aplicará los siguientes principios:
En los procedimientos internos, ACONFRIOS S.A.S. adoptará medidas de seguridad con el fin de:
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado son las siguientes:
Las personas cuya información personal u objeto de tratamiento por parte de ACONFRIOS S.A.S. ostentan la calidad de titulares, en virtud de la cual podrán disfrutar y ejercer los siguientes derechos reconocidos por la Constitución y la Ley:
En la atención y trámite de las consultas de información que eleve el titular, se tendrá en cuenta lo ordenado frente al particular en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual consagra:
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando está así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
ACONFRIOS S.A.S. en aras de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, dispone de los siguientes canales de atención para decepcionar las consultas y reclamos que formule el titular en relación con la protección de sus datos personales:
Los canales de comunicación relacionados son operados por personal capacitado para la gestión oportuna de las consultas y reclamos, quienes cuentan con sistemas de control para el registro de novedades relativas al tratamiento de la información personal del titular y para documentar los procedimientos de atención a los requerimientos y solicitudes que éstos presenten.
La información personal sólo podrá ser entregada cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:
En relación con el último supuesto, debe advertirse que las entidades públicas o administrativas que realicen solicitudes de información personal deberán justificar la relación existente entre la necesidad de obtener dicha información y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En cualquier evento, el suministro de información a las entidades públicas o administrativas hará extensivo para éstas el deber de cumplir con las exigencias y disposiciones normativas establecidas en la ley 1581 de 2012, ya sea en calidad de responsables o Encargados del tratamiento según el caso. De este modo, la información personal que la entidad administrativa llegue a conocer deberá ser tratada y protegida conforme a los principios contenidos en la ley y en la presente política, en especial los de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo peticionado. Los requisitos de la solicitud son:
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se señalará la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual en ningún caso superará a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en el acápite precedente o se encontrara incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información correspondiente se entenderá abandonado el reclamo y se procederá al archivo definitivo del mismo.
En el caso contrario, cuando el requerimiento hubiese sido atendido por el titular en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, ACONFRIOS S.A.S. emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.
Cuando ACONFRIOS S.A.S. determine que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultada para resolverlo.
Si el titular se halla inconforme con la respuesta recibida o considera que la misma no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días a partir de la notificación de la respuesta para pedir que sea revaluada en los casos en que haya sido desfavorable a sus intereses.
Cuando el titular desee formular una consulta o solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales por intermedio de un tercero, deberá remitir a ACONFRIOS S.A.S., de manera física o por correo electrónico, la debida autorización mediante la cual lo faculta para el ejercicio de sus derechos como titular. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados.
La autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
La persona designada para decepcionar, direccionar y dar respuesta a las consultas y reclamos que eleven los titulares es el asistente administrativo.
La información sometida a tratamiento es empleada para el correcto desarrollo de nuestros procesos y operaciones internas, con el fin de brindar servicios de alta calidad que fomenten la satisfacción y confianza de nuestros clientes hacia la labor que el equipo humano realiza con esfuerzo y dedicación. Las finalidades para las cuales recolectamos y tratamos la información personal se describen a continuación para conocimiento de los titulares:
ACONFRIOS S.A.S. realiza el presente aviso de privacidad con el fin de solicitar autorización a los titulares que entregaron sus datos antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013. De igual manera, socializar la existencia de sus políticas de tratamiento de la información personal, en la cual se podrán consultar todos los procedimientos para que los titulares ejerzan sus derechos ante ACONFRIOS S.A.S.
Los cambios sustanciales a la política de tratamiento de la información serán debidamente informados a los titulares.
Atentamente,